令和5年度 問50

✓ これが正解ア申請者は自身の申請を承認できないようにする。

解説

申請した本人が自分の申請を承認できない形にしておきます。

職務分掌は、一人の担当者が最初から最後まで通してしまえる状態を避けるために、役割を分けて互いに確かめ合えるようにする仕組みです。同じ人が申請も承認もできると、誰の目にも触れないまま処理が通ってしまい、不正が起きても気づけません。申請者が自身の申請を承認できないようにしておけば、必ず別の人の目が入るので、抑えが働きます。内部統制の中でこの分け方が重んじられるのは、人を信じるかどうかではなく、仕組みとして通らないようにするところに意味があるからです。担当者が入れ替わっても効き目が変わらないのは、人の心がけではなく手続の形で支えているからです。

ほかの選択肢はなぜ違うのか

• イ申請部署と承認部署の役員を兼務させる。：申請部署と承認部署の役員を兼務させると、二つの役割が同じ人に集まります。分けた意味が失われ、確かめ合う目が働かなくなるので、不正を防ぐ仕組みとしては逆に働きます。
• ウ一つの業務を複数の担当者が手分けして行う…：一つの業務を複数の担当者が手分けして行うのは、量を分け合って早く終わらせるための工夫です。作業を分けているだけで、申請と承認のように互いを確かめ合う関係にはなっていません。
• エ一つの業務を複数の部署で分散して行う。：一つの業務を複数の部署で分散して行うことも、担い手を散らしているだけです。分けた先が互いを点検する関係になっていなければ、通してしまえる状態は変わりません。